SEKRETARIAT DAERAH
Bagian Umum
Jln. Istana Kota Baru, No. Kelurahan Daik, Kecamatan Lingga, Kabupaten Lingga, Kepulauan Riau
Email : | Kode Pos 29811
Kedudukan, Tugas Pokok dan Fungsi
BAGIAN UMUM
(1) Bagian Umum mempunyai tugas menyiapkan perumusan kebijakan, mengoordinasikan pelaksanaan tugas dan fungsi, pemantauan dan evaluasi program kegiatan dan peyelenggaraan pembinaan teknis, administrasi dan sumberdaya dibidang ketatausahaan, keuangan, protokol, rumah tangga dan perlengkapan.
(2) Dalam menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Bagian Umum mempunyai fungsi :
a. Pengkoordinasian penyusunan rencana kerja tahunan dan rencana anggaran bagian umum;
b. Penyelenggaraan dan pengelolaan serta perumusan kebijakan bidang ketatausahaan, keuangan, protokol, rumah tangga dan perlengkapan;
c. Penyelenggaraan dan pengelolaan serta perumusan pembayaran gaji pegawai dilingkungan sekretariat daerah;
d. Pengkoordinasian, pengarahan dan pelaksanaan kegiatan pengelolaan dokumen/arsip, pelayanan administrasi perkantoran serta tugas lain di bidang ketata usahaan di lingkungan sekretariat daerah;
e. Pengoordinasian, mengarahkan dan melaksanakan kegiatan pelayanan kerumahtanggaan kepala daerah, wakil kepala daerah dan sekretaris daerah;
f. Penyelenggaraan kegiatan keprotokolan, pelayanan dan pemberian dukungan pelaksanaan tugas bupati, wakil bupati, sekretaris daerah dan asisten sekretaris daerah;
g. Pengkoordinasian, pengarahan dan pelaksanaan kegiatan tertib administrasi keuangan;
h. Pengoordinasian dalam pelaksanaan tugas dan pertanggungjawaban bidang ketatausahaan, keuangan, protokol, rumah tangga dan perlengkapan sekretariat daerah;
i. Penyelenggaraan dan pengelolaan kantor penghubung diluar daerah;
j. Pemantauan dan pengevaluasian pelaksanaan kegiatan bagian ketatausahaan, keuangan, protokol, rumah tangga dan perlengkapan sekretariat daerah;
k. Pelaksanaan pengawasan, pengendalian dan pembinaan terhadap pelaksanaan kegiatan di bidang ketatausahaan, keuangan, protokol, rumah tangga dan perlengkapan sekretariat daerah;
l. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasan sesuai dengan fungsi dan tugasnya.
Dalam pelaksanaan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan (2), bagian umum terdiri dari :
a. Sub Bagian Tata Usaha dan Keuangan;
b. Sub Bagian Protokol;
c. Sub Bagian Rumah Tangga dan Perlengkapan.
(1) Sub Bagian Tata Usaha dan Keuangan mempunyai tugas, sebagai berikut :
a. Menyusun program dan rencana kerja sub bagian tata usaha dan keuangan;
b. Menyiapkan bahan penyusunan rencana kerja tahunan dan rencana anggaran sub bagian tata usaha dan keuangan;
c. Menyiapkan data dan dokumen sebagai bahan kajian perumusan kebijakan pemerintahan daerah di bidang ketatausahaan dan keuangan sekretariat daerah;
d. Membantu atasan dalam pelaksanaan tugas pelayanan administrasi perkantoran sekretariat daerah, termasuk melaksanakan pengiriman naskah dinas/surat dinas keluar yang berasal dari para asisten dan bagian di lingkungan sekretariat daerah;
e. Membantu atasan dalam pelaksanaan tugas tertib administrasi keuangan Sekretariat Daerah mulai dari pengkoordinasian penyusunan rencana anggaran masing-masing bagian, penerbitan dokumen pencairan dana sampai dengan pembuatan laporan berkala dan laporan tahunan keuangan Sekretariat Daerah;
f. Membantu atasan dalam pelaksanaan tugas urusan pengelolaan keuangan bupati, wakil bupati dan sekretariat daerah;
g. Membantu atasan dalam pelaksanaan tugas mengkoordinasikan dan mempertanggungjawabkan pengelolaan keuangan pada bagian-bagian di lingkungan sekretariat daerah;
h. Membantu atasan dalam pelaksanaan tugas menyelenggarakan tata usaha keuangan dan melaksanakan monitoring dan evaluasi kegiatan pengelolaan keuangan di lingkungan sekretariat daerah;
i. Melaksanakan verifikasi kelengkapan dokumen pencairan dana dan pertanggungjawaban penggunaan anggaran;
j. Melaksanakan pelayanan administrasi pemerintahan di bidang keuangan;
k. Melaksanakan fasilitasi kegiatan sekretariat daerah, termasuk penyiapan daftar hadir rapat, notulen dan kelengkapannya
l. Membantu atasan dalam pelaksanaan tugas bidang ketatausahaan, kearsipan dan keuangan;
m. Melaksanakan pelayanan administrasi di bidang ketatausahaan dan keuangan sekretariat daerah;
n. Melaksanakan monitoring dan evaluasi pelaksanaan kebijakan di bidang ketatausahaan dan keuangan;
o. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasan sesuai dengan bidang tugasnya.
(2) Sub Bagian Protokoler mempunyai tugas, sebagai berikut :
a. Menyusun program dan rencana kerja sub bagian protokoler;
b. Menyiapkan bahan penyusunan rencana kerja tahunan dan rencana anggaran sub bagian protokoler;
c. Menyusun kebijakan teknis bidang penyelenggaraan acara keprotokolan dan pelayanan tamu;
d. Melaksanakan penataan administrasi penyelenggaraan acara keprotokolan dan pelayanan tamu;
e. Melaksanakan pengaturan penerimaan tamu-tamu, baik tamu daerah, tamu negara maupun tamu perwakilan negara-negara sahabat;
f. Melaksanakan pengaturan persiapan rapat/pertemuan, resepsi dan upacara serta kendaraan untuk tamu yang memerlukan pelayanan protokoler;
g. Melaksanakan pengaturan akomodasi, pengamanan dan acara tamu negara, daerah dan perwakilan negara sahabat dengan berkoordinasi dengan kepala satuan kerja perangkat daerah atau instansi terkait;
h. Mengkoordinasikan dan mempersiapkan susunan acara, upacara dan/ atau rapat-rapat dan pertemuan instansi terkait lainnya;
i. Melaksanakan penyelenggaraan upacara-upacara pelantikan, rapat-rapat dan pertemuan dinas lainnya;
j. Mempersiapkan bahan/data acara tahunan pemerintah daerah dan penyerahan bingkisan/penghargaan;
k. Melaksanakan monitoring dan evaluasi pelaksanaan kebijakan di bidang protokoler;
l. Memberi petunjuk, mengawasi dan mengevaluasi dalam rangka pelaksanaan tugas bawahan;
m. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasan sesuai dengan bidang tugasnya.
(3) Sub Bagian Rumah Tangga dan Perlengkapan mempunyai tugas, sebagai berikut :
a. Menyusun program dan rencana kerja sub bagian rumah tangga dan perlengkapan;
b. Melaksanakan pengadaan, penyimpanan dan pendistribusian perbekalan dan perlengkapan di lingkungan sekretariat daerah dan gedung daerah, kecuali pengadaan yang bersifat spesifik;
c. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan, sistematisasi dan pemeliharaan data barang sekretariat daerah;
d. Menyusun laporan mutasi barang dan daftar mutasi barang setiap tahun anggaran dilingkungan sekretariat daerah;
e. Melaksanakan pemeliharaan, perawatan, perbaikan gedung kantor bupati, gedung daerah, rumah dinas bupati dan wakil bupati, rumah dinas sekretaris daerah;
f. Melaksanakan pemeliharaan kebersihan ruangan dan pekarangan serta penyelenggaraan pengamanan fisik kantor bupati,gedung daerah;
g. Melakukan perawatan kendaraan roda empat dan kendaraan dinas serta alat rumah tangga, seperti tenda, kursi, meja dan lain-laindilingkungan sekretariat daerah;
h. Melaksanakan kerjasama dengan satuan kerja perangkat daerah dalam menyiapkan tempat acara, penyelenggaraan upacara pelantikan, rapat-rapat dinas dan pertemuan-pertemuan dinas lainnya;
i. Menyelenggarakan dan mengelola kantor penghubung di luar daerah;
j. Melaksanakan monitoring dan evaluasi pelaksanaan kebijakan di bidang analisa kebutuhan, inventarisasi dan rumah tangga;
k. Melaksanaan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasan sesuai dengan bidang tugasnya.
